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当电子邮件还不够时

对于我们这些熟悉国会山的倡导世界的人来说,众所周知,国会办公室会收到来自三方成员的电子邮件通信攻击。 每天,选民都会使用在线表格联系他们当选的代表,从社会保障福利到国会大厦之旅。

国会收到的电子邮件数量将不可避免地继续增加,特别是在公众对国会应对经济危机的行动加强审查的情况下。
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人手不足的办公室在回应这些要求时面临着巨大的挑战,每个要求通常都需要个人回应。 我的公司Adfero Group及其最近剥离的姊妹公司Fireside21帮助赞助了国会管理基金会(CMF)制作的一份报告 - “与国会沟通” - 解决了这一日益严峻的挑战。

CMF报告的调查结果清楚地表明,改善当前流程的最大挑战是我们解决问题的过时方式。 目前,与国会沟通的范式仍然存在于互联网前的思维模式中。 尽管CMF报告的副标题是“改善民主对话的建议”,但国会普遍不愿意解决双向对话所带来的具体问题 - 更不用说强调真正促进这种对话了。

我们陷入了一种模式,个别成员向其国会议员提交在线表格,详细说明他们的担忧,然后等待可能由国会工作人员准备的电子邮件回复。

世界已超越这种模式,国会也应如此。 公众现在期望的不仅仅是需要几天时间才能出现在收件箱中的电子邮件回复。 组成成员选区的个人与最近在政治进程中享有前所未有的参与度的人是同一个人。 这些人可以在Facebook上与2008年的总统候选人交朋友,并通过Twitter关注他们的每个竞选活动。 这些人合作在Wikipedia和Yahoo Answers等网站上制作信息内容。 这些人是在讨论论坛上发表意见并在政治博客上发表评论的人。

然而,当谈到与他们当选的官员联系时,他们留下了一个在线联系表格和一个迅速回应的承诺。 虽然一些成员已经开始超越这种方法,但国会作为一个整体需要改变当前的来回沟通模式,以开始与选民进行真正的对话。

许多成员的第一步是改进其官方网站上的内容。 与其将有限的人力资源集中在确保每个成员收到电子邮件回复上,成员应该通过在线发布组成信函来利用其员工已经完成的工作,以便在易于获取的问题上采取立场。

除了发布这些信件之外,会员还应开放这些帖子以征求意见,以便让选民提出问题并分享他们的反馈。 例如,在国会对高管薪酬进行辩论时,成员可以分享他们提出的解决方案并向三方成员询问他们的想法 - 为他们创建一个与广泛的选民接触的地点。

在线进行这种对话的必要工具和技术并不昂贵,与在线讨论相比,调整在线讨论所花费的时间远远少于将成员及其员工写回个人信件。

除了改善自己的网站以促进与三方成员的持续对话外,国会还应参与有关政策的外部讨论。 其中一些外部方法涉及与当地媒体互动,参与在线讨论,回应记者的故事,甚至提交一个完整的客座博客帖子作为回应。

其他方法更新颖,但已被许多成员好好利用。 微博网站Twitter可以允许会员发送实时更新,因为国会辩论奥巴马总统的预算修正案,或宣布他们下次回家的时间表。 就像C-SPAN允许国会直接对美国人的客厅说话一样,YouTube现在提供了一种更直接的通过视频进行交流的方式,也允许选民提供反馈。

作为候选人,奥巴马成功地使用了许多这些策略,并且通过让联邦机构更容易进行双向对话,显示了继续与美国人民交谈的巨大举措。

公众期望与他们选择代表他们的利益的人真诚接触。 国会已经过渡一次,以适应公众不断变化的需求,从依赖信件的回应流程转变为使用电子邮件的流程; 是时候再次彻底改革它的方法了。

我们这些帮助将三方成员联系到国会的人应该愿意并愿意促进这种转变,使我们的民主进程更加便利和协作。



Mascott是Adfero Group的董事总经理,Adfero Group是一家开创性的公关公司
在华盛顿,将复杂的数字战略与传统通信相结合。